給料明細を捨ててしまった！なくしてはいけない理由と再発行方法

給料明細の画像

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アイミ

毎月給料明細をもらうと思いますが、どのようにしていますか？
給料は通帳に振り込まれるからと、給料明細を捨てている人も少なくないと思います。
しかし、給料明細は確定申告など後々必要になることもあり、捨てない方が良いです。
実際に捨ててしまった事例や捨ててはいけない理由、給料明細の保管方法を紹介していきます！
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ヨシコ

この記事は給与明細を捨ててはいけない理由について知りたい
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ミナミ

給料明細を捨ててしまった！紛失してしまったらどうしたらいいのか知りたい
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マリン

給料明細のなくさないおすすめ保管方法を知りたい！
こんな人におすすめです！それでは早速声をみてみましょう！

実際に給料明細を捨てて困った人たちの声を紹介！

まず、実際に給料明細を捨てて困った人たちの声を紹介します。
給料明細を捨てて困った人たちの声は以下です。
「やべぇ給料明細捨てて、確定申告できないことに気づいた。逮捕されてしまうのかおれ。」
「給料明細には３万と書かれていた今月の給料代が今日銀行行ったら２万9000円しか入ってなくて謎いけど、給料明細捨ててしもうたからもうどうしょうもない」
「103万の壁なんて超える訳ないって思って、今までの給料明細全部捨てた私馬鹿すぎて意味分からん
ざっと少なめに見積もって計算しただけで超えそうなんだけど明細がないので詰んだ」
いかがでしょうか？
つぶやきの中には、給料明細を躊躇なく捨てている人が多く見受けられました。
それでは、給料明細を捨てたらどのような障壁があるのか紹介していきます！

給料明細を捨てないで保管したほうが良い理由3選！

給料明細を捨てないで保管した方が良い理由は大きく分けて3つ挙げられます。
それぞれ理由を紹介していくので、参考にされてください。

確定申告する際に必要だから

まず、給料明細を捨ててはいけない理由として“確定申告する際に必要”ということが挙げられます。
会社に属していて、会社が税金や給与関係の手続きを行っているから関係ないと感じる人もいるでしょうが、副業などで一定の所得を得ている人、給与収入が2,000万円を超える人などは“確定申告”の義務があります。
確定申告の際には、所得が証明できるものが必要で、給料明細を元に年金や税金を計算しなければなりません。
給料明細がないことには、確定申告が厳しいものとなってしまうため、いかに給料明細を大事にとっておかなければならないかがわかります。

失業給付金の見直しに必要になるから

次に「失業給付金の見直しに必要」になるから、給料明細を捨ててはいけないと言われています。
失業給付金とは、会社を退職して次の就職先が見つかっていない段階で受けられる手当を指します。
次の会社を探す間は給料がないため、生活などが大変になることもありますが、失業給付金を受けられることで、心にも余裕を持って就職活動に臨むことも可能です。
給付金は必ずもらえるわけではありませんが、失業給付金がもらえるのならばもらっておきたいものです。
失業給付金がもらえるかは、どの程度給料をもらっていたのかなどの情報が必要なため、給料明細は必須と言えます。
給付額を知りたい場合はハローワークに今まで支給されている給料明細を持参し確認すると良いでしょう。

厚生年金の見直しに必要だから

厚生年金は年金の一種で、国民年金に上乗せされてから給付されるものです。
厚生年金の保険料は給与を元に計算された額ですが、これが正しい額で引き落とされているかは給料を元に計算する必要があります。
厚生年金が正しくない場合もなきにしもあらずなので、もしものときのためにも給料明細は手元に保管しておくと良いです。

どのくらい保管しておくのがベスト？

給料明細は保管しておくべきということがわかりましたが、どのくらいの期間保管しておけばよいか気になると思います。
給料明細は2～5年間保管しておく必要があります。
企業で働いていたら給料や残業代の適正な額が支払われていない可能性がありますが、未払い請求ができる期間は決まっており2年前までと定められているのです。
そのため2年前までの給料明細を保管しておけば仮に未払いがあった場合でも請求が可能で、請求のために給料明細が必要というわけです。
また、ローンなどを組む場合は収入の証拠を見せる必要があり、給料明細が活躍します。
保管期間を5年としているのは確定申告を行う場合ですが、場合によっては確定申告で5年分の給料明細が必要になることがあるので保管をおすすめします。
転職したり、住居を移り変わったり変化があった場合は、正しく支給されるものが支給されていない可能性もあり、給料明細がその証拠となることがあるため、より長く保管しておくと良いです。
給料明細は数年分保管していても、重さがあるわけでも過度に場所をとるわけでもないので長く保管しておくとよいでしょう。
もしものときの備えとして、困ったときに活躍するかもしれません。
これまでの頑張ってきた軌跡として見返すと、モチベーションがあがるかもしれません。

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ミナミ

私は机の中に封筒一枚おいてそこに明細をとりあえず突っ込む形で、保管してます！

給与明細を捨てないで済む賢い保管方法3選！

給料明細は捨ててはならず、保管する必要があることがわかりましたが、賢い保管方法を紹介します。
おすすめの3つの保管方法は以下の通りです。

・ファイリングする
・クラウド管理する
・エクセル等で管理する
ただとっておくだけでは、思わぬ形で破損したり、なくしてしまう可能性もあります。
そうならないためにも、きちんと保管しておくことが望ましいです。

ファイリングする

給料明細のおすすめの保管方法として手軽にできるのは“ファイリングする”方法です。
クリアポケットのファイルなどは種類も多く、100円でも購入できます。
1年ごとに1冊などと決め、給料明細の古い順から月ごとに並べてすぐにわかるようにするとよいでしょう。
インデックスなどで何月支給分かを一目でわかるようにしておくと、探す手間も省けます。
例え5年分保管しても、クリアファイル5個分であれば場所をとらずに保管が可能だと思います。
自分でわかるようにアレンジして楽しみながら保管すると、給料明細の保管を忘れるのを防ぐことに繋がるので良いです。
細かい作業が面倒と感じている人でも、給料明細をもらったらファイルに入れるだけで完結するため時間もとりません。

クラウド管理する

次におすすめな管理方法は、“クラウド管理する”ことです。
給料明細を保管しておくことをおすすめしてきましたが、中には給料明細を紙でもらわずにサイトなどから閲覧するようになっている企業もあります。
そのような方たちは、毎月のデータが蓄積されているので、データ上で給料を確認できます。
様々なクラウド管理がありますが、コンビニなどのコピー機から給料明細などを印刷できるものもあり、データ上だと見にくいという方であれば毎月分をコピーしておくのも良いです。
また、確定申告をする必要がある方はクラウド管理がおすすめです。
確定申告は紙の様式で提出以外に、ネット上から提出が可能ですが、クラウドシステムを用います。
毎月の給料の管理を最初からクラウド管理しておけば、確定申告の際に急に慌てずに済みます。
クラウド管理は様々なものがあるので、料金や仕様などから自分にあったものを選択すると良いでしょう。

Excelで管理する

最後におすすめな給料明細の保管方法は、“Excel管理”です。
Excelは、自分好みに表を作成できる他、計算式やグラフなどを用いて一目でわかるように管理できるのが魅力です。
各種保険や残業代など項目ごとにわけて入力できるので、何がいくらかすぐに確認可能で重宝します。
Excel管理とファイリングを同時に行えば怖いものなしです。

捨ててしまった！なくしてしまったら…給料明細の再発行方法

給料明細の保管方法について紹介しましたが、保管していたつもりでも給料明細を紛失することがあるかもしれません。
給料明細をなくしたときは、再発行が可能か？という問いに関しては、グレーゾーンと言えるのではないでしょうか。
すぐに再発行してくれるところもありますが、企業側が給料明細の再発行をしなければならないという特段の取り決めがないため、再発行してほしいと言ってももらえない可能性もあります。
手間が増えるなどと思われ悪い印象を与えることにもなりますし、転職していた場合などは前の職場に問い合わせする必要があり気まずい場合も少なくありません。
それを防ぐためにも最初から給料明細はわかるところに保管しておくことをおすすめします。
ただ、企業ほとんどが、再発行をできるような仕組みにしています。それは労働者やその家族には精神的に負担をできるだけかけないようにするためです。
企業によっては給与明細電子化システムを導入して自動化して効率化されているところもあります。
企業で再発行してくれないところはブラック企業といってもいいかもしれません。捨ててしまったらなくしてしまったらまずは企業の人事に相談が一番です！

必ず保管しよう！

ここまで給料明細は捨てても大丈夫なのか紹介してきました。
給料明細は、将来的に必要になってくる場面があるため保管しておくことが望ましいです。自分に合った保管方法で5年分は保管しておくと間違いないでしょう。
給料明細を捨ててしまってからでは、対処できない問題もあるため念には念を入れて保管するようにしましょう。

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マリン

一番問題なのが前職の給与明細。関係がこじれて話づらいこともおおい。でもメールでやり取りすれば問題ないです。そこは心をドライにして 私の権利なんだから明細頂戴！的な感じの意気込みでいきましょう。

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執筆・監修者　平均年収.jp　編集チーム
平均年収.jp編集部

外資系出身者・職業紹介本原作者、FP資格保有者・専門ライター、キャリアコンサルタント・大手出版編集者などのメンバーが参画
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